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SharePoint-Magazin: PowerBI mit SharePoint

Florian Gruber — Wed, 09 May 2012 08:16:56 +0000

Achtung! News!

Die Autoren der MindBusiness GmbH sind wieder im SharePoint-Magazin vertreten. Dieses Mal mit folgendem Thema:

Power BI mit SharePoint – Wo Excel streikt und PowerPivot triumphiert

PowerPivot. Was ist das überhaupt? Wie funktioniert es? Welchen Nutzen bringt dieses Tool? Wie wird mit SharePoint synchronisiert? Fragen über Fragen! Die Antworten erleichtern allerdings das Arbeiten im Tagesgeschäft, als auch im Fällen von strategischen Entscheidungen. Also, aufgepasst! Der Hauptteil dieses Artikels besteht aus einer Wette. Diese lautet: Wetten, dass es machbar ist innerhalb von 15 Minuten ein übersichtliches BI-Cockpit in SharePoint zu veröffentlichen, dass sich bei Änderungen der Daten automatisch aktualisiert? Es wird gezeigt, dass diese automatische Aktualisierung nur aufgrund des Arbeitens mit Datenfeeds ermöglicht wird. Des Weiteren wird geklärt, ob diese automatisch aktualisierende BI-Lösung mit Microsoft Office365, somit SharePoint Online, gleiche Funktionalitäten mit sich bringt und es wird ein grober Ausblick auf SQL Server 2012 in Verbindung mit PowerView getätigt.

Hier geht es direkt zum Artikel: SharePoint-Magazin_PowerBI

Das MindBusiness-Team

Workshop: ImageMaps zur Navigation in SharePoint

Bernhard Straub — Wed, 29 Feb 2012 14:23:00 +0000

Wenn SharePoint-Seiten und Navigation ansprechend gestaltet werden sollen, bietet sich häufig die Verwendung von Image Maps an. Das ist eine Grafik, die mehrere anklickbare Bereiche enthält. Hier ein kleiner Workshop, wie man solche Image Maps erstellen kann. Wir verwenden hier PowerPoint 2010, um die Grafik zu erstellen und das Grafikprogramm GIMP. Letzteres stellen wir vor, da diese kostenlos ist und auch ohne Installation ausgeführt werden kann.

Wir setzen voraus, dass Sie die grundsätzliche Bedienung von SharePoint kennen (Bibliotheken, Webpartseiten bearbeiten)

GIMP

Das Grafikprogramm GIMP kann hier heruntergeladen werden: http://www.gimp.org/

Alternativ dazu bietet sich der Download als Portable App an: http://portableapps.com/apps/graphics_pictures/gimp_portable
In diesem Fall laden Sie zuerst die "Portable Apps" herunter (http://portableapps.com/) und fügen GIMP als App hinzu. Alle Portable Apps können z.B. direkt von einem USB-Stick gestartet werden, ohne dass auf dem Rechner ein Setup ausgeführt werden muss.

Erstellen einer Grafik mit Microsoft PowerPoint 2010 (oder 2007)

Hier können Sie folgendermaßen vorgehen:

Öffnen Sie PowerPoint 2010 und erstellen eine neue leere Präsentation
Wählen Sie als Folienlayout "Leer"
Wählen Sie im Menüband "Einfügen" die SmartArts
Wählen Sie im Dialogfenster links "Grafik" und dann z.B. die "Radialbildliste"
Bestätigen Sie mit "OK"
Geben Sie nun die gewünschten Begriffe in die SmartArt ein und wählen die Grafiken für die Formen. Das Ergebnis kann nun z.B. so aussehen:

Diese SmartArt muss nun als Grafikdatei gespeichert werden:

Klicken Sie in PowerPoint mit der rechten Maustaste auf die SmartArt und wählen "Als Grafik speichern". Wählen Sie einen Speicherort und Dateinamen aus.

Natürlich können Sie Grafiken mit anderen Werkzeugen erstellen, die SmartArts in PowerPoint sind jedenfalls ein guter Tipp für schöne und professionelle Grafiken.

Grafik mit GIMP bearbeiten

Zuerst muss u.U. die Größe der Grafik bearbeitet werden. Die Größe sollte nun so gewählt werden, wie die Grafik später auf der SharePoint-Seite erscheinen soll.

Starten Sie GIMP (nicht über die vielen kleinen Fenster wundern) und klicken auf "Datei – Öffnen"
Wählen Sie die soeben erstelle Grafik (oder eine andere Grafik, die Sie verwenden möchten)
Klicken Sie im Menü "Bild" auf "Bild skalieren" und wählen dort die gewünschten Breite oder Höhe (der jeweils andere Wert wird automatisch ermittelt). Klicken Sie anschließend auf "Skalieren"

Nun wird die Grafik so bearbeitet, dass die anklickbaren Zonen vorbereitet werden:

Klicken Sie auf Menü "Filter – Web – ImageMap", ein neues Fenster wird angezeigt.
Wählen Sie nun links das Rechteck-Symbol aus und ziehen mit der Maus in der Grafik einen Bereich, hinter den ein Link gelegt werden soll:
Anschließend geht ein neues Dialogfenster auf, in dem Sie den Link zur gewünschten Seite definieren, bestätigen Sie anschließend mit "Anwenden":
Wiederholen Sie die Schritte für alle anklickbaren Bereiche
Klicken Sie abschließend auf "Datei – Speichern unter", wobei Sie am besten die Dateiendung .txt selbst vergeben

Hier finden Sie dazu noch eine detailiertere Beschreibung: http://www.gimp-werkstatt.de/imagemap.php

Bilddatei nach SharePoint hochladen

Nun muss die zuvor erstelle Datei ins SharePoint hochgeladen werden. Verwenden Sie dazu eine Dokumentbibliothek oder besser (falls vorhanden), die Bibliothek "Websiteobjekte". Nachdem die Datei hochgeladen wurde klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Datei und wählen "Verknüpfung kopieren" im Kontextmenü:

Nun haben Sie den Pfad in der Zwischenablage.

ImageMap-Code vorbereiten

Sie haben vorher in GIMP die ImageMap-Datei gespeichert. Öffnen Sie diese z.B. in Notepad, sie sieht in etwa so aus:

<img src="imagemap.png" width="500" height="334" border="0" usemap="#map" />

<map name="map">





<area shape="rect" coords="243,22,433,115" href="http://intranet/sites/wissen" />
<area shape="rect" coords="282,130,493,214" href="http://intranet/sites/organisation" />
<area shape="rect" coords="243,222,467,290" href="http://intranet/sites/suche" />
map>

Nun müssen Sie die erste Zeile dieser Datei ändern – Sie finden dort den Namen der Datei zwischen zwei Anführungszeichen. Dieser Eintrag muss ersetzt werden durch den Pfad, den Sie im vorigen Schritt in die Zwischenablage kopiert haben. Diese Zeile kann nun so aussehen:

<img src="http://intranet/SiteAssets/imagemap.png" width="500" height="334" border="0" usemap="#map" />

Speichern Sie am besten jetzt noch einmal die geänderte Datei.

ImageMap in SharePoint einbinden

Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, nun muss nur noch die Grafik auf der gewünschten Seite eingebunden werden:

Öffnen Sie die Seite in SharePoint
Wählen Sie im Menüband "Seite" den Punkt "Seite bearbeiten" (dazu benötigen Sie natürlich die entsprechenden Berechtigungen)
Klicken Sie an die gewünschte Stelle, an der die ImageMap erscheinen soll und wählen nun im Menüband "Einfügen" den Punkt "Webpart"
Wählen Sie hier die Kategorie "Medien und Inhalt" und dann den "Inhalts-Editor" und klicken anschließend auf "Hinzufügen"
Klicken Sie im neu hinzugefügten Webpart auf "Webpart bearbeiten"
Im Webpart erscheint ein Text "Klicken Sie hier, um neuen In halt hinzuzufügen", klicken Sie diesen Text an
Wählen Sie nun im Menüband "Text formatieren" den Punkt "HTML-Quelle bearbeiten"
Ein Fenster öffnet sich, fügen Sie nun über die Zwischenablage den kompletten Inhalt aus Ihrer zuvor modifizierten ImageMap-Datei ein und bestätigen mit OK
Ändern Sie nun auf Wunsch noch den Titel des Webparts oder blenden diesen aus

Gratuliere – nun haben Sie eine grafische Navigation für Ihr SharePoint erstellt – probieren Sie es aus wie komfortabel Sie und Ihre Anwender nun zu den Inhalten gelangen:

Vergleich Objekt- und Bildbibliothek in SharePoint 2010

Bernhard Straub — Fri, 25 Nov 2011 15:04:21 +0000

In SharePoint gibt es schon seit mehreren Versionen die Bildbibliothek. In SharePoint 2010 dazugekommen ist die Objektbibliothek, die sich u.a. auch für Bilder eignet. Häufig wird noch aus Gewohnheit (oder wegen der griffigeren Bezeichnung) die Bildbibliothek verwendet, dabei hat die Objektbibliothek einige interessante Funktionalitäten. Hier im Artikel sind einige Infos dazu zusammengefasst.

Bildbibliotheken (Image Libraries)

Bildbibliotheken dienen als Ablage für Bitmap- bzw. Rastergrafiken. Sie bieten folgende Funktionalitäten bzw. Eigenschaften:

Es werden folgende Formate unterstützt: BMP, GIF, ICO, JPEG, PNG und TIFF
Es stehen drei Ansichtsformate zur Verfügung:
- Details (Listenansicht)
- Miniaturansicht (mit Bildvorschau)
- Filmstreifen (mit größerer Bildvorschau des selektierten Bildes)
Eine Bildschirmpräsentation (Diashow) kann über das Aktionen-Menü gestartet werden
Für das Hochladen mehrerer Bilder auf einmal wird der Microsoft Picture Manager verwendet. Damit kann ein Anwender nicht einfach den Computer/das Netzwerk nach Bildern durchsuchen sondern muss sich erst eine Bildverknüpfung anlegen. Dafür bietet der Picture Manager grundlegende Werkzeuge zur Bildbearbeitung (Größe ändern, Zurechtschneiden…).
Bilder können aus der Bibliothek heraus mit dem Picture Manager bearbeitet werden
Ausgewählte Bilder können heruntergeladen und ggf. in ein anderes Dateiformat konvertiert werden (volle Größe, Vorschau, Miniaturansicht, benutzerdefinierte Größe)
Beim Hochladen werden manche Metadaten automatisch übernommen (Bilderstellungsdatum, Autor…)
In Suchergebnissen werden Bilder in Bildbibliotheken als Miniaturansicht angezeigt
Bildbibliotheken unterstützen keine Datenblattansicht, d.h. die Mehrfachbearbeitung von Metadaten ist nicht möglich
Es wird keine Vorschau mit weiteren Eigenschaften/Funktionen angezeigt beim Berühren einer Miniaturansicht mit der Maus
Die Bildbibliothek wird nicht mit der aktuelle Benutzeroberfläche (Menüband) angezeigt

Hinweis: Wenn Dateien in anderen Formaten hochgeladen werden, wird u.a. keine Vorschau angezeigt. Dies gilt ebenfalls für Grafiken im Vektorvormat (PSD, EPS…) wie für PDF-Dateien.

Objektbibliothek (Asset Libraries)

In Medienbibliotheken können ebenfalls Bilder sowie zusätzlich Audio- und Videodateien abgespeichert werden. Hier die Funktionalitäten und Eigenschaften:

Es werden folgende Bildformate unterstützt: BMP, GIF, ICO, JPEG, PNG und TIFF
Weiterhin werden diverse Video- (MPEG4, WMV) und Audioformate (MP3, WMA, WAV) unterstützt. Die vollständige Auflistung hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc189080(VS.95).aspx
Es stehen zwei Ansichtsformate zur Verfügung:
- Miniaturansicht (Bilder werden direkt angezeigt, für Videos und Audiodateien werden entsprechende Standardgrafiken angezeigt, die über die Eigenschaften angepasst werden können)
- Details (Listenansicht)
Das Hochladen mehrerer Dateien gleichzeitig funktioniert wie bei Dokumentenbibliotheken per Drag & Drop
Beim Hochladen werden manche Metadaten automatisch übernommen, falls erweiterte Bilddaten ebenfalls übernommen werden sollen (Kamera, GPS-Daten…), können zusätzliche Spalten eingerichtet werden wie hier beschrieben: http://blogs.msdn.com/b/michaelp/archive/2011/05/13/automatic-metadata-extraction-of-digital-assets-in-sharepoint-2010.aspx
Die Datenblattansicht wird unterstützt, d.h. Mehrfachbearbeitung von Metadaten ist möglich
In der Miniaturansicht wird beim Berühren mit der Maus eine Vorschau der Datei angezeigt, von dort aus können weitere Aktionen gestartet werden (Video abspielen…)
Die Medienbibliothek unterstützt die grafische Benutzeroberfläche (Menüband)
Bilder in Objektbibliotheken werden in Suchergebnissen nicht als Miniaturansicht angezeigt, hier ein möglicher Workaround, der jedoch in der Zentraladministration von SharePoint eingerichtet werden muss:
http://www.sharepointblog.com/2010/11/image-content-type-thumbnails-in-2010.html

Fehler beim Einfügen einer Spalte vom Typ Verwaltete Metadaten

Bernhard Straub — Wed, 17 Aug 2011 07:08:32 +0000

Wer in einer Liste oder Bibliothek eine Spalte vom Typ "Verwaltete Metadaten" hinzufügen möchte und dort die Option "Ausdruckssatz anpassen" wählt, erhält möglicherweise die Fehlermeldung "Der Standardterminologiespeicher für diese Website kann nicht identifiziert werden":

Hier muss eine Einstellung in der Zentraladministration von SharePoint 2010 erfolgen, und zwar unter Anwendungsverwaltung – Dienstanwendungen verwalten. Selektieren Sie dort den gewünschten Managed Metadata Service, d.h. die dazugehörige Verbindung…

… und wählen dann im Menüband die Eigenschaften. Aktivieren Sie nun im Fenster die Option "Diese Dienstanwendung ist der Standardspeicherort für spaltenspezifische Ausdruckssätze.

Designfarben in SharePoint 2010 – eine Referenz

Bernhard Straub — Wed, 04 May 2011 17:58:18 +0000

In SharePoint 2010 besteht die Möglichkeit, über die Design-Einstellungen einer Site die Farben auf einfache Weise zu ändern. Weiterhin können diese Designs mit PowerPoint 2010 ebenfalls erstellt und bearbeitet werden.

In diesem Beitrag soll es hauptsächlich darum gehen, welche Webseitenobjekte von der jeweiligen Farbeinstellung betroffen sind. Damit können Sie schnell das Erscheinungsbild z.B. von Ihren Teamsites den Farben im Unternehmen anpassen. Für manche Anwendungen, z.B. Office 365-Lösungen, wird das schon ausreichen, in größeren Projekten wird man natürlich die Gestaltungsvorlagen (Masterseiten) inkl. CSS anpassen oder eigene erstellen.

Hier also eine kleine Referenz für Ihre Farbanpassungen. Es geht nicht um Vollständigkeit, sondern um eine Hilfe um schneller das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Einstellen des Designs

Wenn Sie in den Websiteeinstellungen einer Site unter Aussehen und Verhalten auf Websitedesign klicken, erscheint eine Seite mit den Standarddesigns und ggf. eigenen Designs. Darunter sind 12 Farbauswahlfelder aufgelistet. Hier können Sie z.B. eine Hintergrundfarbe ändern. Wir haben mit PowerPoint ein recht neutrales Design ("theme1" in der Abbildung) gewählt, anschließend werden links von der Designliste die Farbabstufungen angezeigt:

Die Startseite

Die Standard-Seite einer Teamwebsite haben wir etwas bearbeitet, ein Kalenderwebpart und einen Kalendereintrag eingefügt, ein Dokument erstellt, und das Bild rechts entfernt. Diese Startseite sieht mit dem einfachen Design folgendermaßen aus:

Ein Listeneintrag

Als zweites Beispiel die Anzeige eines Kalendereintrags:

Text/Hintergrund – dunkel 1

Wir ändern die erste der Farben in ein kräftiges rot, das Ergebnis (Startseite/Listeneintrag) mit einigen Hervorhebungen:

Text/Hintergrund – hell 1

Hier haben wir ein helles grün gewählt. Wieder die beiden Seiten nach der Änderung:

Text/Hintergrund – dunkel 2

Nun ein dunkles rot für dieses Farbelement:

Text/Hintergrund – hell 2

Für dieses Beispiel ein Ockergelb:

Im Menüband den ganz hellen gelben Farbton beachten:

Akzent 1

Für dieses Beispiel ein Lila:

Im Dialogfenster taucht die Akzentfarbe 1 als Rahmenfarbe auf:

Akzent 2, 3, 4

Diese Akzentfarben werden nicht oder nur auf speziellen Seiten verwendet.

Akzent 5

Hier ein gelbgrün für das Beispiel:

Keine Änderungen im Dialogfenster.

Akzent 6

Diese Farbe ist uns nur im Hinweis aufgefallen, der z.B. beim Öffnen einer Kalenderansicht von rechts eingeblendet wird, im Beispiel ein violett:

SharePoint Anwenderwissen jetzt auch auf DVD

Sara Unverhau — Wed, 09 Mar 2011 16:25:06 +0000

Es ist soweit: Wir sind stolz unser erstes Trainingsvideo, dass wir im Auftrag von video2brain erstellen durften, hier vorzustellen. Eine Woche verbrachten wir – das sind Dagmar Herzog, Nadja Mafenbeier und Sara Unverhau – zu dritt auf gefühlten 3 m²…mit einem Ergebnis, dass sich unserer Meinung nach sehen lassen kann.

Unser Ziel als reine Anwender war es, SharePoint Know-how ganz gezielt genau für diese Gruppe bereitzustellen. Und das nicht in Form der bloßen Präsentation aller zur Verfügung stehenden Features sondern durch die Darstellung praxisnaher Szenarien, bei deren Aufbau wichtige Komponenten/Funktionen SharePoints erläutert und gezeigt werden. Das heißt Sie lernen anhand von alltäglichen und gängigen Beispielsituation in Unternehmen, wie Sie bestimmte Aufgaben und Anforderungen optimal mit SharePoint 2010 lösen und dabei die Möglichkeiten dieses Werkzeugs – und teilweise auch von Office 2010 – geschickt nutzen.

So entstand der Mehrwert, den wir uns für Sie – die Sie hoffentlich mal einen Blick in unsere Videos werfen – vorgestellt haben.

Diese Möglichkeiten haben Sie jetzt:

- Inhaltsverzeichnis lesen (.pdf)
- Weitere Infos zum Training einholen
- Filme anschauen:
- Das Menüband in SharePoint 2010
- Dokumente in SharePoint 2010 bewerten
- Kalender bearbeiten und mit SharePoint 2010 synchronisieren
- Der Websitetyp “Gruppenarbeit”
- Das Workspace Konto

Das Video Training ist ab 35,99 €, zum Beispiel bei Amazon, erhältlich.

Wir sind gespannt auf Ihre Meinung!

Viele Grüße

Sara Unverhau

Neues in SharePoint 2010 (Teil VI) – Nachschlagespalten

Bernhard Straub — Fri, 29 Oct 2010 13:42:37 +0000

Hier wieder eine kleine Neuerung in SharePoint 2010, die wir kurz beschreiben möchten.

In Listen können sog. Nachschlagespalten eingefügt werden, die Werte aus einer anderen Liste/Bibliothek derselben Site zur Auswahl anbietet. So kann z.B. eine benutzerdefinierte Liste “Teilprojekte” erstellt werden, und in einer Dokumentenbibliothek kann ein Dokument mit einer Nachschlagespalte auf diese Liste einem Teilprojekt zugeordnet werden.

Neu in SharePoint 2010 ist, dass nach der Auswahl der Nachschlagespalte aus der Ursprungsliste (z.B. die Teilprojekte) auch weitere Spalten angezeigt werden können. So kann man dann beim Dokument nicht nur das Teilprojekt sondern gleich auch noch z.B. Start- und Enddatum mit anzeigen lassen.

Leider lassen sich nicht alle Spaltentypen anzeigen. Wir haben eine Quell-Liste mit allen Standard-Spaltentypen erstellt und geschaut, welche davon zusätzlich mit einer Nachschlagespalte angezeigt werden können. In der Abbildung sind die entsprechenden Spalten hervorgehoben, die restlichen Standardspalten sind von einem dieser markierten Datentypen:

Nicht mit angezeigt werden können also folgende Spaltentypen:

Mehrere Zeilen
Auswahl
Währung
Nachschlagen
Ja/Nein
Person
Hyperlink/Bild
Metadaten

Besonders schade finden wir das bei Auswahl, Person und Metadaten.

Jedenfalls sieht das Ergebnis in einer Liste mit einer Nachschlagespalte folgendermaßen aus, auf jeden Fall eine schöne Erweiterung in 2010:

Grenzen und Limits in SharePoint 2010

Bernhard Straub — Fri, 15 Oct 2010 07:59:56 +0000

Bei Microsoft Technet gibt es einen schönen Artikel über Empfehlungen und Limitierungen in SharePoint 2010, z.B. zu Site Collection-Größe:

http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262787.aspx

Was kann SharePoint 2010? Funktionen & Webparts im Überblick!

Sara Unverhau — Tue, 31 Aug 2010 08:50:54 +0000

SharePoint 2010 bietet viele Möglichkeiten und Funktionalitäten. Des Weiteren glänzt SharePoint durch seine Vielzahl an Webparts.

In dieser PDF-Datei finden Sie alle Funktionalitäten und Webparts nach SharePoint-Version und –Bereich!

Für Fragen kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Sie.

Neues in SharePoint 2010 (Teil V) – Gruppenkalender und Personen

Bernhard Straub — Tue, 24 Aug 2010 11:36:43 +0000

In einem vorangegangenen Artikel haben wir den Gruppenkalender beschrieben. Dabei haben wir und weitere Anwender festgestellt, dass die hinzugefügten Personen beim erneuten Besuchen des Kalenders nicht mehr angezeigt werden. Das passiert, wenn man die Anwender direkt in der Kalenderansicht hinzufügt:

In den Ansichtseigenschaften (oder an anderer Stelle) kann dies leider auch nicht festgehalten werden. Falls die gewünschten Anwender in einer SharePoint-Gruppe zusammengefasst sind, können diese allerdings im Menüband im Dropdown-Menü unter "Personen" gewählt werden.