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Neues in SharePoint 2010 (Teil I) – Gültigkeitsprüfung in Listen

Bernhard Straub — Sun, 17 Jan 2010 14:26:18 +0000

Willkommen in unserer Serie rund um SharePoint 2010, deren Neuerungen wir in einigen Beiträgen zeigen möchten. SharePoint 2010 bietet viele "große" neue Funktionalitäten (Visio Services, Performance Point…), auf die wir beizeiten natürlich auch eingehen. Für die nächsten Folgen möchten wir ihnen die (vermeintlich) kleinen Details zeigen, die Sie z.B. in Listen und Bibliotheken finden können.

Natürlich verwenden wir die aktuelle Beta-Version, so dass sich die gezeigten Funktionen bis zum endgültigen Release noch ändern können.

Wir starten mit einem hübschen Feature, nämlich eine verbesserte Gültigkeitsprüfung für Listen und Bibliotheken.

Bisher waren nur eingeschränkt Gültigkeitsprüfungen möglich, z.B. dass ein Zahlenwert zwischen 0 und 100 liegen muss. Im neuen SharePoint finden Sie die Möglichkeit, Formeln für diese Gültigkeitsprüfung zu definieren. Dies finden Sie in den Einstellungen für Listen/Bibliotheken.

Ein Beispiel ist, dass Sie z.B. in Aufgabenlisten verhindern können, dass das Fälligkeitsdatum vor dem Anfangsdatum liegt, es muss dabei die Bedingung für einen korrekten Eintrag definiert werden:

Werden beim Erstellen/Bearbeiten der Aufgabe nun falsche Datumswerte eingetragen, wird dies direkt im Formular angezeigt:

Für komplexere Prüfungen können Sie natürlich auch InfoPath einsetzen, aber mit der gezeigten Erweiterung können schon einige Fälle mehr als bisher abgedeckt werden, um vom Benutzer korrekte Eingaben zu erhalten.

Bis zum nächsten Mal…

Exchange Server 2010 – Tool: Cost Savings Calculator

Eric Gail — Sun, 17 Jan 2010 05:27:37 +0000

Auf der US Exchange Webseite gibt es ab sofort ein Rechner mit dem das Kosteneinsparungspotential für Kunden ausgerechnet werden kann.

Da das Tool für den amerikanischen Markt entwickelt wurde, werden die Kosten in US Dollar ausgegeben.

Dennoch ist es beeindruckend, wie die Kosten durch Migration von Exchange Server 2003 und 2007 auf Exchange Server 2010 gesenkt werden können.

Machen Sie sich Ihr eigenes Bild:
http://www.microsoft.com/exchange/2010/en/us/Exchange-Calculator.aspx

Wo sind die alten Formularfelder in Word 2007?

Egbert Jeschke — Sat, 17 Oct 2009 15:37:42 +0000

Bis Word 2003 gab es die Möglichkeit, mit speziellen Formularfeldern Word-Formulare zu gestalten. Sie verfügen über Eingabekontrollen und verschiedene andere, in Formularen benötigte Eigenschaften. Öffnet man ein solches Formulardokument mit Word 2007, funktionieren diese Felder grundsätzlich noch, doch wie kann man diese Art Felder in der neuen Version einfügen?

Sie sind leider nicht in der Feld-Liste enthalten. Es hat auch keinen Wert, wenn man weiß, dass die Texteingabe z.B. mit dem Feldausdruck {FORMTEXT} bewerkstelligt wird. Mit Strg+F9 und Eingabe des Feldausdrucks ist nichts zu machen.

Eigentlich sollten ab Word 2007 die »Inhaltssteuerelemente« verwendet werden. Diese sind auf dem (einzublendenden) Register »Entwicklertools zu finden.

Die alten Formularfelder liegen unter dem »Legacy«-Symbol an gleicher Stelle und können von dort aus eingefügt und ihre Eigenschaften wie früher bestimmt werden. So können die vertrauten Elemente weiter benutzt werden. Jedoch sind alle, die auf der SharePoint-Plattform arbeiten, gut beraten, Word-Formulare auf die »Inhaltssteuerelemente« umzustellen.

Websitespalten und Inhaltstypen – eine kleine FAQ

Bernhard Straub — Wed, 07 Oct 2009 13:49:06 +0000

Websitespalten und Inhaltstypen. Theorie und Praxis. Anforderungen, Möglichkeiten, Grenzen, wunderliche Effekte, Lösungen.

Wir fangen hier allerdings nicht bei Adam und Eva an, sondern gehen davon aus, dass Sie grundsätzlich schon wissen, wofür in SharePoint Websitespalten und Inhaltstypen eingesetzt werden.

Hier zuerst einmal unsere Anforderungen, die wir mit den genannten Elementen umsetzen möchten:

Es werden zentrale Websitespalten definiert, die wir an Dokumentinhaltstypen binden möchten.
Es werden Dokumentinhaltstypen definiert, die dann in beliebigen Bibliotheken als Vorlagen verwendet werden können.
Als Websitespalte wird im folgenden Beispiel ein Auswahlfeld definiert, das den Firmenbereich enthalten soll (Marketing, Vertrieb, GL…)
In einer Bibliothek soll der Inhaltstyp so angepasst werden können, dass die zugeordnete Websitespalte einen dort definierten Standardwert annimmt.
Damit soll erreicht werden, dass ein Dokument auf einer Marketing-Site automatisch den Firmenbereich "Marketing" zugewiesen bekommt, ohne dass der Anwender dies auswählen muss. Auf einer Vertriebssite wäre das dann eben der Firmenbereich "Vertrieb".

Bei der Umsetzung einer solchen Anforderung sind uns einige Dinge aufgefallen, die wir hier mit Ihnen teilen möchten.

1. Die Websitespalte "Firmenbereich"

Auf der Top-Level-Site der Websitesammlung wird die Spalte als Auswahlspalte definiert:

Optionen "GL, Marketing, Vertrieb".
Dropdown-Menü
kein Pflichtfeld
Das Eingabefeld Standardwert bleibt leer.

Soweit keine Besonderheiten

2. Definition eines Dokumentinhaltstyps

Vorbereitung: Verwenden oder erstellen Sie eine Word-Vorlage "Protokoll.docx" und laden diese in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hoch.

Nun definieren wir zwei (!) neue Dokumentinhaltstypen (die Namen dienen zur Verdeutlichung der später gezeigten Effekte), ebenfalls auf der Top-Level-Site:

Erster Inhaltstyp
Name: ProtokollVerweis
Übergeordneter Inhaltstyp auswählen aus: Dokumentinhaltstypen
Übergeordneter Inhaltstyp: Dokument
zu Benutzerdefinierten Inhaltstypen hinzufügen, mit OK bestätigen
Erweiterte Einstellungen anklicken
Geben Sie dort die URL zur vorher hochgeladenen Protokoll.docx ein, mit OK bestätigen
Spalte Firmenbereich dem Inhaltstyp hinzufügen
Zweiter Inhaltstyp
Name: ProtokollUpload
weitere Einstellungen s.o.
Erweiterte Einstellungen anklicken
Neue Dokumentvorlage hochladen: Protokoll.docx auswählen
Spalte Firmenbereich dem Inhaltstyp hinzufügen

3. Inhaltstyp in einer Dokumentbibliothek verwenden

Erstellen Sie nun z.B. in einer Testsite eine neue Dokumentbibliothek, aktivieren die Verwendung von Inhaltstypen und ordnen die beiden neuen Inhaltstypen der Bibliothek zu. Der Inhaltstyp Dokument kann als Standardinhaltstyp bleiben. Zurück in der Bibliothek sieht das nun so aus beim Erstellen eines neuen Dokuments:

Frage: Warum kommt die Meldung "Der Dokumentinformationsbereich konnte nicht geladen werden"

Beim Auswählen einer der Dokumentvorlagen zum Erstellen eines neuen Dokuments erschien die folgende Meldung (bzw. mal erschien sie, mal nicht):

Genauer gesagt, erschien die Meldung auf dem Testrechner, wenn mit einer virtuellen SharePoint-Umgebung (Virtual PC) gearbeitet wurde und keine sonstige Netzwerkverbindung (LAN/WLAN) bestand. Der Täter war wieder der "Benachrichtigungsdienst für Systemereignisse", was wir vor kurzem beim Veröffentlichen von InfoPath-Formularen gefunden hatten: http://www.mindbusiness.de/blog/2009/09/25/infopath-die-folgende-url-ist-ungltig/

Frage: Gibt es einen Unterschied, ob ein Dokument per Verweis oder direktem Upload dem Inhaltstyp zugeordnet wurde

Wählen Sie ProtokollUpload, Word wird geöffnet und Sie können den Firmenbereich auswählen:

Beim Speichern wird diese Eigenschaft nun korrekt in der Spalte der Bibliothek angezeigt.

Wählen Sie nun ProtokollVerweis und es sieht in unserem Beispiel plötzlich so aus:

Woher kommt nun die Kostenstelle? Wir haben diese als Textspalte in der Bibliothek definiert, in der wir gerade die Word-Vorlage Protokoll.docx hochgeladen haben!

D.h. obwohl im Inhaltstyp selbst die Spalte "Firmenbereich" zugeordnet ist, wird beim Verweis auf eine Dokumentvorlage die Spalten des Speicherortes der Vorlage angezeigt.

Und es wird noch interessanter. Jetzt speichern wir das Dokument in der Bibliothek ab, in der wir die Vorlage aufgerufen haben. Nach dem Speichern erscheint der Dokumentinformationsbereich plötzlich so:

Nun fehlt sowohl "Kostenstelle" als auch "Firmenbereich".

Bei weiteren Versuchen stellte sich heraus, dass beim Speichern die Spalten angezeigt/verwendet werden, die im Standardinhaltstyp der Bibliothek verwendet werden.

Frage: Wie reagieren die Inhaltstypen, wenn in der Bibliothek weitere Spalten zugeordnet werden

In unserer Bibliothek haben wir nun zwei eigene Inhaltstypen zugeordnet. Nun wird eine Spalte "Revisionsdatum" als Datumsspalte hinzugefügt (diesmal als "normale", nicht als Websitespalte). Wir sehen, dass eine Spalte nun allen Inhaltstypen zugeordnet werden kann:

Diese Spalte wird nun übrigens nach dem Speichern auch bei unserer Vorlage ProtokollVerweis angezeigt, da diese nun auch dem Standardinhaltstyp der Bibliothek zugeordnet ist.

Und was passiert, wenn nachträglich zusätzliche Inhaltstypen hinzugefügt werden, wird diesen nun auch das Revisionsdatum zugewiesen? Wir machen gleich den Test mit einem weiteren Inhaltstyp, in unserem Beispiel eine Excel-Vorlage Monatsauswertung. In der Spaltenanzeige der Websiteeinstellungen wird es nun so angezeigt:

Also wird das Revisionsdatum nicht dem neuen Inhaltstyp zugeordnet? So scheint es nach dieser Anzeige. Machen wir noch die Gegenprobe und erstellen in der Bibliothek ein neues Dokument aus der Standardkalkulation.

Auch hier kein Revisionsdatum.

Werden also Inhaltstypen in einer Bibliothek aktiviert, dann in der Bibliothek noch Spalten definiert und allen Inhaltstypen zugeordnet, kennen danach hinzugefügte Inhaltstypen diese Spalte erst einmal nicht!

Oha aber auch!
Ferkel (Pu der Bär, A.A.Milnes)

Jetzt müssen wir etwas anderes tun. Wir klicken in den Einstellungen der Bibliothek auf den neu hinzugefügten Inhaltstyp und dort unten auf Aus vorhandenen Website- oder Listenspalten hinzufügen. Und hier werden tatsächlich auch die einfach hinzugefügten Spalten aufgelistet:

Frage: Die Websitespalte wird geändert, was passiert mit den Inhaltstypen

Wir haben oben eine Spalte "Firmenbereiche" eingerichtet. Nun wird festgestellt, dass die drei vorhandenen Optionen nicht ausreichen, es soll noch eine vierte Option "Controlling" hinzugefügt werden. Wir bearbeiten die Spalte und achten auf die folgende Einstellung bevor wir mit OK bestätigen:

Zurück in unserer Bibliothek erstellen wir ein neues Dokument oder prüfen die Eigenschaften für ein bestehendes Dokument:

Beruhigend, das funktioniert (zumindest für den Fall, wenn die Dokumentvorlage mit dem Inhaltstyp hochgeladen und kein Verweis verwendet wurde!).

Frage: Nur in der Bibliothek soll die Spalte eines Inhaltstyps geändert werden, geht das?

Als Beispiel soll die Spalte "Firmenbereiche" so konfiguriert werden, dass nun "Marketing" der Standardwert für neuen Dokumente ist. Dazu öffnen wir die Einstellungen zur Dokumentbibliothek, klicken auf die Spalte und ändern den Inhalt des entsprechenden Eingabefeldes. Wir testen dann mit dem Anlegen eines neuen Dokuments:

"Auswählen…", das klingt jetzt gar nicht nach Standardwert, das hat also nicht funktioniert.

Eine "Lösung" dafür haben wir gefunden:
Öffnen Sie den Inhaltstyp zum Bearbeiten im Websiteinhaltstyp-Katalog. Klicken Sie dort auf Erweiterte Einstellungen und bestätigen einfach mit OK. Wenn Sie nun in der Bibliothek aus dem Inhaltstyp ein neues Dokument anlegen, ist der Firmenbereich plötzlich korrekt vorbelegt!

Im Moment haben wir dafür keine gute Erklärung, aber vielleicht hilft dieser Hinweis immerhin weiter.

Links auf SharePoint Listen in einer Excel-Datei

Albrecht Darimont — Wed, 23 Sep 2009 06:55:41 +0000

Wenn man in einer Excel-Datei einen Link auf Dokumente in einer SharePoint Liste legt, dann wird die URL in eine relative URL umgewandelt.

Wird die Excel-Datei heruntergeladen, dann kann der Link nicht mehr funktionieren, wie die folgende Grafik zeigt.

Die Lösung besteht darin, die Excel-Datei lokal herunterzuladen, den Link zu setzen und sie dann wieder hochzuladen.

Das Ergebnis zeigt die folgende Grafik:

Man sieht, dass die URL nun absolut gesetzt ist.

Excel 2007 -Document Information Panel- Get ContentTypeProperties

Torsten Schuster — Mon, 14 Sep 2009 18:02:40 +0000

Bekanntlich stellt MS Word oder Excel 2007 ein InfoPanel (InfoPath) zur Verfuegung, in welchem die Werte des MS SharePoint Dokument-Inhaltstypen (ContentType) dargestellt werden.

Die Wiedergabe ist selbstverstaendlich nur moeglich, wenn das entsprechende Dokument aus MS SharePoint heraus geoeffnet wurde, und dort ein ContentType in der Bibliothek fuer die Inhalte verwaltet wird. Ist dies der Fall, so sind die, im ContentType definierten Eigenschaften, in der Client Applikation von der BenutzerIn veraenderbar.

In MS Word 2007 hat man/Frau nun die Moeglichkeit die Werte in Textbausteinen zu benutzen. In Excel besteht IMHO diese Moeglichkeit adhoc nicht.

Hier setzt unser Add-In ContentTypeProperties.xll an, welches Anlass dieses Beitrages ist. Das MindBusiness Add-In stellt eine benutzerdefinierte Funktion (UDF) zur Verfuegung. Die Funktion ’GetContentTypePropertyByName’ erfordert einen Zeichenfolge-Parameter, welcher einem benutzerdefinierten SharePoint ContentType Property enspricht. In der hier veroeffentlichten Test-Version muss der Name mit ‘Excel_’ beginnen. Desweiteren ist in der Vollversion auch ein Setzen (Set..) und ein automatisches Refreshen der Zelleninhalte moeglich.

Die hier verlinkte Datei stellt ein zip Archiv dar, welches entpackt und ueber die Add-In Verwaltung von Excel 2007 registriert werden sollte. Danach ist die bereitgestellte Funktion im SharePoint-gebundenen-ExcelSheet, wie alle anderen benutzbar.

Nun aber die Anleitung der Installation der Reihe nach: Nach dem Entpacken des Archivs zeigt das MS Windows-Betriebssystem normalerweise die Datei ContentTypeProperties.xll mit einem excel Icon an. Als admin kann man/Frau die Datei auch starten und die Frage nach dem ‘Add-In fuer diese Sitzung’ bejahen, die Funktion steht dann zur Verfuegung, als Benutzer ohne administrative Rechte versucht Excel die Datei aber auch anzuzeigen, was nicht im Sinne des Erfinders ist;) Hier sollte also der eigentliche Weg ueber die Excel-Optionen | Add-In Verwaltung (unten am Bildschirmfenster) gegangen werden.

Das Add-In setzt die MS .Net Runtime Version 2 und ein MS Excel 2007 auf dem Client vorraus.

SharePoint Designer ab sofort kostenlos

Bernhard Straub — Fri, 03 Apr 2009 12:40:01 +0000

Microsoft bietet ab sofort den Microsoft Office SharePoint Designer 2007 als kostenlosen Download an!

Mehr Informationen hier:
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointdesigner/HA103607611033.aspx

Ein Grund mehr, sich mit diesem Tool einmal auseinanderzusetzen.

Übrigensâ€¦, nicht nur für SharePoint geeignet – die Software ist auch hervorragend für sonstige HTML und CSS-Projekte geeignet. Auch die JavaScript-Unterstützung ist passabel.

Wenn’s in Richtung php geht, dann doch eher Expression Web. Oder ein anderes Werkzeug Ihrer Wahl.

Kostenloses Desktop Sharing

Florian Wolf — Fri, 26 Sep 2008 12:28:15 +0000

In den letzten Jahren haben wir gesehen, wie schnellere Internet-Leitungen verschiedene Optionen ermöglicht haben, besonders was Kommunikation angeht. Erst kamen die Instant Messaging Programme (MSN, AOL, ICQ etc), dann VoIP (z.B. Skype) und dann kamen die ganzen Möglichkeiten, sich in Real-Time auszutauschen.

Mit Software wie WebEx, NetViewer oder PC-Visit konnte man so genanntes Desktop-Sharing machen. So kann man seinen Bildschirm für andere Mitarbeiter/Kunden/Freunde freigeben: sie sehen, was ich gerade mache und können auch (mit Genehmigung) steuern.

Nun hat Microsoft so einen Dienst kostenlos zur Verfügung gestellt: Microsoft SharedView

Die einzige Voraussetzung ist, dass man sich über eine Windows Live ID verfügt. Und es können nur bis zu 15 gleichzeitig an einer Leitung teilnehmen: aber das ist ja für die meisten mehr als genug.

Mehr Informationen findet man unter: http://www.connect.microsoft.com/site/sitehome.aspx?SiteID=94

Die Software habe ich jetzt intern getestet und bin eigentlich durchaus zufrieden. Microsoft SharedView bietet fast alle Features der kostenpflichtigen Varianten, und ist relativ leicht, einzurichten. Und letztendlich: es ist kostenlos.

Groove – Aus ChaT wird Chat

Bernhard Straub — Wed, 09 Jan 2008 12:45:49 +0000

Deutschen Groove-Benutzern ist das Problem seit geraumer Zeit bekannt: Das Tippen eines kleinen “t” im Groove-Chat schaltete unweigerlich in den Stifteingabemodus um. Die einzige Behelfslösung war das Tippen eines “T”, was aber nicht wirklich für guten Arbeitsfluss sorgte.

Mit Service Pack 1 für Microsoft Office 2007, das über Microsoft Update verteilt wird, scheint dieses Problem nun endlich behoben worden zu sein! Damit lässt sich der Chat in Microsoft Office Groove 2007 wie gewünscht nutzen.

In diesem Sinne: Frohes Kommunizieren!

Groove Book available / Groove-Handbuch erhältlich (Update)

Bernhard Straub — Mon, 03 Dec 2007 09:49:57 +0000

If you’re interested in the German “Microsoft Office Groove 2007 – Das Handbuch” (Strothmann, Reinke, Diestelhorst), take a look at the German Microsoft Press Shop which has the book in stock. You will find more information in a previous Blog entry.

Falls Sie an “Microsoft Office Groove 2007 – Das Handbuch” (Strothmann, Reinke, Diestelhorst) interessiert sind, schauen Sie doch mal in den Microsoft Press Shop. Dort ist das Buch ab sofort erhältlich. Weitere Informationen finden Sie in einem früheren Blog-Eintrag.

Update: Amazon.de now has the book in stock as well / Amazon hat das Buch nun ebenfalls auf Lager