Websitespalten und Inhaltstypen – eine kleine FAQ

Websitespalten und Inhaltstypen. Theorie und Praxis. Anforderungen, Möglichkeiten, Grenzen, wunderliche Effekte, Lösungen.

Wir fangen hier allerdings nicht bei Adam und Eva an, sondern gehen davon aus, dass Sie grundsätzlich schon wissen, wofür in SharePoint Websitespalten und Inhaltstypen eingesetzt werden.

Hier zuerst einmal unsere Anforderungen, die wir mit den genannten Elementen umsetzen möchten:

1. Es werden zentrale Websitespalten definiert, die wir an Dokumentinhaltstypen binden möchten.
2. Es werden Dokumentinhaltstypen definiert, die dann in beliebigen Bibliotheken als Vorlagen verwendet werden können.
3. Als Websitespalte wird im folgenden Beispiel ein Auswahlfeld definiert, das den Firmenbereich enthalten soll (Marketing, Vertrieb, GL…)
4. In einer Bibliothek soll der Inhaltstyp so angepasst werden können, dass die zugeordnete Websitespalte einen dort definierten Standardwert annimmt.
   Damit soll erreicht werden, dass ein Dokument auf einer Marketing-Site automatisch den Firmenbereich "Marketing" zugewiesen bekommt, ohne dass der Anwender dies auswählen muss. Auf einer Vertriebssite wäre das dann eben der Firmenbereich "Vertrieb".

Bei der Umsetzung einer solchen Anforderung sind uns einige Dinge aufgefallen, die wir hier mit Ihnen teilen möchten.

1. Die Websitespalte "Firmenbereich"

Auf der Top-Level-Site der Websitesammlung wird die Spalte als Auswahlspalte definiert:

• Optionen "GL, Marketing, Vertrieb".
• Dropdown-Menü
• kein Pflichtfeld
• Das Eingabefeld Standardwert bleibt leer.

Soweit keine Besonderheiten

2. Definition eines Dokumentinhaltstyps

Vorbereitung: Verwenden oder erstellen Sie eine Word-Vorlage "Protokoll.docx" und laden diese in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hoch.

Nun definieren wir zwei (!) neue Dokumentinhaltstypen (die Namen dienen zur Verdeutlichung der später gezeigten Effekte), ebenfalls auf der Top-Level-Site:

• Erster Inhaltstyp
• Name: ProtokollVerweis
• Übergeordneter Inhaltstyp auswählen aus: Dokumentinhaltstypen
• Übergeordneter Inhaltstyp: Dokument
• zu Benutzerdefinierten Inhaltstypen hinzufügen, mit OK bestätigen
• Erweiterte Einstellungen anklicken
• Geben Sie dort die URL zur vorher hochgeladenen Protokoll.docx ein, mit OK bestätigen
• Spalte Firmenbereich dem Inhaltstyp hinzufügen
• Zweiter Inhaltstyp
• Name: ProtokollUpload
• weitere Einstellungen s.o.
• Erweiterte Einstellungen anklicken
• Neue Dokumentvorlage hochladen: Protokoll.docx auswählen
• Spalte Firmenbereich dem Inhaltstyp hinzufügen

3. Inhaltstyp in einer Dokumentbibliothek verwenden

Erstellen Sie nun z.B. in einer Testsite eine neue Dokumentbibliothek, aktivieren die Verwendung von Inhaltstypen und ordnen die beiden neuen Inhaltstypen der Bibliothek zu. Der Inhaltstyp Dokument kann als Standardinhaltstyp bleiben. Zurück in der Bibliothek sieht das nun so aus beim Erstellen eines neuen Dokuments:

Frage: Warum kommt die Meldung "Der Dokumentinformationsbereich konnte nicht geladen werden"

Beim Auswählen einer der Dokumentvorlagen zum Erstellen eines neuen Dokuments erschien die folgende Meldung (bzw. mal erschien sie, mal nicht):

Genauer gesagt, erschien die Meldung auf dem Testrechner, wenn mit einer virtuellen SharePoint-Umgebung (Virtual PC) gearbeitet wurde und keine sonstige Netzwerkverbindung (LAN/WLAN) bestand. Der Täter war wieder der "Benachrichtigungsdienst für Systemereignisse", was wir vor kurzem beim Veröffentlichen von InfoPath-Formularen gefunden hatten: http://www.mindbusiness.de/blog/2009/09/25/infopath-die-folgende-url-ist-ungltig/

Frage: Gibt es einen Unterschied, ob ein Dokument per Verweis oder direktem Upload dem Inhaltstyp zugeordnet wurde

Wählen Sie ProtokollUpload, Word wird geöffnet und Sie können den Firmenbereich auswählen:

Beim Speichern wird diese Eigenschaft nun korrekt in der Spalte der Bibliothek angezeigt.

Wählen Sie nun ProtokollVerweis und es sieht in unserem Beispiel plötzlich so aus:

Woher kommt nun die Kostenstelle? Wir haben diese als Textspalte in der Bibliothek definiert, in der wir gerade die Word-Vorlage Protokoll.docx hochgeladen haben!

D.h. obwohl im Inhaltstyp selbst die Spalte "Firmenbereich" zugeordnet ist, wird beim Verweis auf eine Dokumentvorlage die Spalten des Speicherortes der Vorlage angezeigt.

Und es wird noch interessanter. Jetzt speichern wir das Dokument in der Bibliothek ab, in der wir die Vorlage aufgerufen haben. Nach dem Speichern erscheint der Dokumentinformationsbereich plötzlich so:

Nun fehlt sowohl "Kostenstelle" als auch "Firmenbereich".

Bei weiteren Versuchen stellte sich heraus, dass beim Speichern die Spalten angezeigt/verwendet werden, die im Standardinhaltstyp der Bibliothek verwendet werden.

Frage: Wie reagieren die Inhaltstypen, wenn in der Bibliothek weitere Spalten zugeordnet werden

In unserer Bibliothek haben wir nun zwei eigene Inhaltstypen zugeordnet. Nun wird eine Spalte "Revisionsdatum" als Datumsspalte hinzugefügt (diesmal als "normale", nicht als Websitespalte). Wir sehen, dass eine Spalte nun allen Inhaltstypen zugeordnet werden kann:

 Diese Spalte wird nun übrigens nach dem Speichern auch bei unserer Vorlage ProtokollVerweis angezeigt, da diese nun auch dem Standardinhaltstyp der Bibliothek zugeordnet ist.

Und was passiert, wenn nachträglich zusätzliche Inhaltstypen hinzugefügt werden, wird diesen nun auch das Revisionsdatum zugewiesen? Wir machen gleich den Test mit einem weiteren Inhaltstyp, in unserem Beispiel eine Excel-Vorlage Monatsauswertung. In der Spaltenanzeige der Websiteeinstellungen wird es nun so angezeigt:

Also wird das Revisionsdatum nicht dem neuen Inhaltstyp zugeordnet? So scheint es nach dieser Anzeige. Machen wir noch die Gegenprobe und erstellen in der Bibliothek ein neues Dokument aus der Standardkalkulation.

Auch hier kein Revisionsdatum.

Werden also Inhaltstypen in einer Bibliothek aktiviert, dann in der Bibliothek noch Spalten definiert und allen Inhaltstypen zugeordnet, kennen danach hinzugefügte Inhaltstypen diese Spalte erst einmal nicht!

Jetzt müssen wir etwas anderes tun. Wir klicken in den Einstellungen der Bibliothek auf den neu hinzugefügten Inhaltstyp und dort unten auf Aus vorhandenen Website- oder Listenspalten hinzufügen. Und hier werden tatsächlich auch die einfach hinzugefügten Spalten aufgelistet:

Frage: Die Websitespalte wird geändert, was passiert mit den Inhaltstypen

Wir haben oben eine Spalte "Firmenbereiche" eingerichtet. Nun wird festgestellt, dass die drei vorhandenen Optionen nicht ausreichen, es soll noch eine vierte Option "Controlling" hinzugefügt werden. Wir bearbeiten die Spalte und achten auf die folgende Einstellung bevor wir mit OK bestätigen:

Zurück in unserer Bibliothek erstellen wir ein neues Dokument oder prüfen die Eigenschaften für ein bestehendes Dokument:

Beruhigend, das funktioniert (zumindest für den Fall, wenn die Dokumentvorlage mit dem Inhaltstyp hochgeladen und kein Verweis verwendet wurde!).

Frage: Nur in der Bibliothek soll die Spalte eines Inhaltstyps geändert werden, geht das?

Als Beispiel soll die Spalte "Firmenbereiche" so konfiguriert werden, dass nun "Marketing" der Standardwert für neuen Dokumente ist. Dazu öffnen wir die Einstellungen zur Dokumentbibliothek, klicken auf die Spalte und ändern den Inhalt des entsprechenden Eingabefeldes. Wir testen dann mit dem Anlegen eines neuen Dokuments:

"Auswählen…", das klingt jetzt gar nicht nach Standardwert, das hat also nicht funktioniert.

Eine "Lösung" dafür haben wir gefunden:
Öffnen Sie den Inhaltstyp zum Bearbeiten im Websiteinhaltstyp-Katalog. Klicken Sie dort auf Erweiterte Einstellungen und bestätigen einfach mit OK. Wenn Sie nun in der Bibliothek aus dem Inhaltstyp ein neues Dokument anlegen, ist der Firmenbereich plötzlich korrekt vorbelegt!

Im Moment haben wir dafür keine gute Erklärung, aber vielleicht hilft dieser Hinweis immerhin weiter.